Trabalho há pouco mais de um ano no departamento de compras hospitalar e, ao contrário do que muitos pensam, não é um bicho de sete cabeças, chega a ser uma área tranquila e gostosa de trabalhar. Hoje vim compartilhar com vocês minha experiência na área, já que é a primeira que tive dentro de um dos campos da Administração.
No departamento de compras do hospital estão quatro áreas de Administração, são elas:
1 – Planejamento de compras: é responsável por realizar a análise de todo o estoque do hospital, desde medicamentos, materiais hospitalares, itens de nutrição até ao almoxarifado. Esta equipe é responsável por manter os estoques abastecidos realizando follow-up diário para evitar possíveis faltas e urgências.
2 – Parte do comprador: é responsável por fazer o primeiro contato com o fornecedor para se informar da disponibilidade do produto para venda, realiza as cotações para verificar com qual fornecedor a compra será mais vantajosa, também verifica se aquele fornecedor é pontual e realiza as entregas conforme programação. É o comprador que corre junto ao planejador quando há falta de algum produto.
3 – Comprador de OPME (Órteses, Próteses e Materiais Especiais): aqui é realizado a compra de materiais para cirurgias agendadas, o responsável realiza a cotação de próteses e materiais ortopédicos, ou até mesmo materiais hospitalares especiais. Além disso, eles realizam a tratativa seguindo orientações de médicos, acompanham os procedimentos, entre outras atividades.
4 – Assistente administrativo: ele fica encarregado de realizar todas as atividades que os grupos acima irão precisar, desde levar a documentação de um setor a outro, agendar reuniões com fornecedores, até a ajudar as equipes acima com planilhas Excel.
A parte à qual dou auxílio é ao planejamento de compras! As principais atividades que realizo diariamente é o follow-up! Você sabe o que é isso? O follow-up é onde se analisa os itens que estão previstos para ser entregues no dia. Por exemplo, é feita a confirmação com o fornecedor se está tudo certo para ser entregue, seja por e-mail ou contato telefônico. Há também os itens em atraso, aqui é necessário buscar uma informação ou entender o motivo pelo qual não foi entregue para resolver a situação. Por isso, é importante um acompanhamento diário nos pedidos.