Lidar com planilhas quilométricas pode ser um verdadeiro pesadelo quando não conhecemos os atalhos e funções certas, transformando tarefas simples em desafios exaustivos.
A boa notícia é que você tem à sua disposição uma ferramenta nativa capaz de automatizar as buscas em milissegundos. O PROCV.
O que é a função PROCV e qual a sua principal utilidade
O PROCV é uma das ferramentas de pesquisa e referência mais úteis para quem trabalha com análise de dados e cruzamento de grandes bases no Microsoft Excel.
O nome da função é uma abreviação direta para o termo técnico “procura vertical”, indicando exatamente como ela varre as colunas de uma tabela em busca de dados.
Na prática, ela atua como um assistente, localizando um valor específico que você determinou e retornando outras informações adicionais que estejam atreladas a esse mesmo registro.
Isso elimina a necessidade de buscar um nome ou número de série visualmente, linha por linha.
Como a estrutura lógica da fórmula funciona no sistema
Para que o programa consiga executar a busca corretamente, você precisa preencher quatro critérios que formam a sintaxe obrigatória da nossa equação de pesquisa.
O primeiro é o valor procurado, que representa o dado inicial que você já tem em mãos e que servirá como chave principal da busca, como um número de CPF ou matrícula.
Em seguida, temos a chamada matriz tabela, que é a seleção completa do seu grande intervalo de células onde estão estocadas todas as informações, incluindo a coluna do resultado final.
Depois, informamos um número inteiro correspondente ao índice da coluna desejada, e por fim, estipulamos qual será o tipo de correspondência da busca, alinhando a precisão da fórmula.
O passo a passo para aplicar a pesquisa na prática
O primeiro passo prático é clicar na célula vazia onde o resultado final deve aparecer na tela. Depois, digite o sinal de igualdade e escreva PROCV para abrir a função de pesquisa.
Selecione a célula com o seu valor base de busca e adicione um ponto e vírgula ao lado. A partir desse momento, o Excel vai pedir que você mostre onde os dados estão.
Siga estas etapas visuais e sequenciais para concluir a configuração da sua fórmula com sucesso:
Selecione toda a sua base de dados com a ajuda do cursor do mouse;
Garanta que o valor procurado esteja obrigatoriamente na primeira coluna da seleção;
Digite o número da coluna que possui a resposta que você quer extrair da tabela;
Escreva a palavra FALSO para garantir uma busca precisa e feche os parênteses.
Qual a diferença entre correspondência exata e aproximada
O último argumento da nossa fórmula costuma confundir usuários novatos, pois ele tem o poder de alterar a flexibilidade da busca que será realizada.
A correspondência exata, que é acionada pela palavra FALSO ou pelo número zero, obriga o programa a encontrar uma célula cem por cento idêntica ao seu critério, retornando erro caso não ache.
Já a correspondência aproximada, que pode ser ativada pela palavra VERDADEIRO ou pelo número um, permite que o software seja mais flexível e traga o valor mais próximo que encontrar.
Para que você não tenha mais nenhuma dúvida ao aplicar esses critérios nas planilhas da sua empresa, confira o comparativo prático sobre o uso adequado de cada método de varredura:
Tipo de busca
Comando usado na fórmula
Quando usar na rotina
Exata
FALSO ou número 0
Ideal para CPFs, códigos únicos, placas, RGs e matrículas
Aproximada
VERDADEIRO ou número 1
Útil para calcular notas, descontos e faixas de comissão
Quais os erros mais frequentes e como resolver cada um
É muito comum a fórmula retornar mensagens estranhas quando algo sai do trilho planejado por você.
O clássico erro #N/D, por exemplo, indica apenas que o valor procurado não existe naquela tabela. Já o erro #REF! surge imediatamente quando você apaga uma coluna importante da planilha base.
Muitas vezes, falhas simples de formatação impedem o programa de cruzar os dados com perfeição.
Se os dados retornados estiverem confusos, verifique atentamente estes pontos de atenção:
Confira se existem espaços em branco digitados nas suas células de busca inicial;
Certifique-se de que a coluna de referência é realmente a primeira da sua seleção;
Confirme se o número do índice que você digitou existe na quantidade de colunas;
Verifique se o último critério foi preenchido com a palavra FALSO.
Existem outras alternativas modernas ao uso do PROCV
Apesar de ser a ferramenta queridinha dos escritórios, o PROCV possui limitações direcionais. Por causa disso, a Microsoft lançou o PROCX, uma evolução presente nas versões mais recentes.
O PROCX consegue pesquisar em qualquer direção e dispensa totalmente a contagem manual de colunas.
Ainda assim, o mercado de trabalho atual exige conhecimentos sólidos em outras funções mais clássicas:
PROCH para realizar buscas em formato horizontal em relatórios e modelos antigos;
ÍNDICE e CORRESP para pesquisas complexas bidirecionais em bases muito instáveis;
PROCX para usuários que já possuem as versões mais atualizadas do pacote Office.
Construa sua carreira em tecnologia com formações alinhadas ao mercado
Se você quer ingressar ou crescer no mercado da tecnologia, a Allevo Tech oferece formações práticas em áreas de alta demanda, como Engenharia de Software, Ciência de Dados e Inteligência Artificial.
As trilhas são estruturadas para desenvolver competências técnicas e preparar você para os desafios do mercado de trabalho.
Clique no botão abaixo e conheça as formações da Allevo Tech que podem impulsionar a sua trajetória profissional.
Ver publicações 
