Ferramentas de gestão de projetos: quais usar e como escolher

Organizar fluxos de trabalho, acompanhar entregas, facilitar a comunicação entre equipes e manter prazos sob controle… Para dar conta dessas demandas, as ferramentas de gestão de projetos se tornaram indispensáveis no cotidiano de líderes de diferentes áreas e setores

Conheça curso que trabalha gestão de projetos com uso de IA

Com a diversidade de plataformas e softwares disponíveis atualmente, entender o papel dessas ferramentas e saber como escolher a solução mais adequada ao contexto do negócio é essencial.

Neste artigo, conheça as principais funcionalidades, tipos, vantagens e exemplos de ferramentas que ajudam a transformar ideias em entregas bem-sucedidas.

O que são ferramentas de gestão de projetos e por que usá-las

As ferramentas de gestão de projetos são sistemas, plataformas ou aplicativos que ajudam na organização e no acompanhamento de todas as etapas de uma entrega estruturada: planejamento, execução, monitoramento e encerramento. 

Elas funcionam como um ponto central no qual equipes registram tarefas, prazos, responsáveis e recursos, permitindo uma visão integrada do andamento de cada atividade.

Muito além de planilhas manuais ou trocas de e-mails, essas soluções oferecem funcionalidades como quadros visuais, cronogramas interativos, dashboards personalizados, integrações com outros softwares e alertas automáticos.

Hoje em dia, o uso dessas ferramentas passou de tendência para necessidade estratégica. São recursos que facilitam a tomada de decisão, evitam gargalos no fluxo de trabalho, aumentam a previsibilidade, reduzem riscos, promovem colaboração entre áreas e fortalecem a cultura de resultados.

Veja mais: Metodologia de projetos: 3 boas práticas para resultados reais
+ Escopo do projeto: 4 pilares para definir com clareza 

Principais tipos de ferramentas disponíveis no mercado

O mercado oferece uma ampla variedade de ferramentas voltadas à gestão de atividades, cada uma com diferentes abordagens, funcionalidades e níveis de complexidade. Escolher o tipo mais adequado depende de fatores como o tamanho da equipe, o modelo de trabalho adotado e o nível de controle necessário.

Entre as mais conhecidas estão as plataformas colaborativas, que permitem a visualização de tarefas em quadros e listas, facilitando a organização do trabalho em equipe — como o Trello, o Notion e o ClickUp.

Já os softwares de gerenciamento mais completos, como o MS Project ou o Jira, são ideais para empresas que lidam com grandes volumes de tarefas técnicas e precisam de maior detalhamento e controle sobre prazos e recursos.

Também há os aplicativos de produtividade, voltados ao uso individual ou por pequenos times, que auxiliam na organização da rotina e priorização de entregas — exemplos incluem Todoist, Google Tarefas ou Evernote.

A escolha de uma categoria não exclui a outra. Muitas organizações combinam soluções diferentes para atender diferentes áreas e objetivos dentro de um mesmo ecossistema de gestão.

8 ferramentas de gestão de projetos mais populares

Com tantas opções disponíveis, entender os diferenciais de cada ferramenta ajuda a tomar decisões mais acertadas. Isso porque cada ferramenta atende a realidades diferentes — não há uma única melhor opção, mas sim a mais adequada para cada cenário.

Abaixo, confira as plataformas mais utilizadas por equipes multifuncionais, com destaque para seus pontos fortes e indicações de uso mais comuns:

1. Trello

Conhecido pela sua interface simples e visual, o Trello utiliza o modelo kanban, uma forma de organizar tarefas em colunas que representam diferentes etapas de um fluxo de trabalho (como “a fazer”, “em andamento” e “concluído”). 

Essa estrutura facilita a visualização do progresso e torna o acompanhamento mais intuitivo. O Trello é ideal para equipes que buscam agilidade, especialmente em projetos menores ou em fases iniciais de organização. Ele oferece versão gratuita bastante funcional e integração com ferramentas como Google Drive e Slack.

2. Asana

O Asana permite criar projetos com diferentes visualizações: listas de tarefas, cronogramas, quadros ou calendários. É uma ferramenta bem flexível, que atende desde atividades operacionais até projetos estratégicos com múltiplos responsáveis. 

Ele tem funcionalidades como definição de metas, automações e campos personalizados, além de integrações com ferramentas de comunicação, armazenamento e produtividade. O Asana funciona bem tanto para pequenos times quanto para estruturas maiores que exigem mais controle sobre prazos e entregas.

3. Jira

Muito adotado por times de tecnologia e desenvolvimento de software, o Jira é focado em metodologias ágeis, como Scrum e Kanban. Sua estrutura permite criar sprints (ciclos de trabalho com prazos definidos), acompanhar histórias de usuário, bugs e tarefas técnicas com alto nível de detalhamento. 

Essa ferramenta é indicada para empresas que precisam acompanhar projetos técnicos com mais profundidade, com recursos como relatórios, painéis de desempenho e gráficos burndown (que mostram o trabalho a ser feito versus tempo). O Jira pode exigir um tempo maior de adaptação, mas oferece recursos avançados que compensam o investimento no aprendizado.

4. Notion

Mais do que uma ferramenta de gestão de tarefas, o Notion funciona como um ambiente multifuncional onde é possível criar documentos, planilhas, bancos de dados, wikis internos e quadros de tarefas em um só lugar. 

A grande vantagem dele está na flexibilidade: é possível personalizar praticamente tudo, desde o layout até as categorias de informação. O Notion é bastante útil para equipes que valorizam organização e centralização de conhecimento. A plataforma ganha destaque entre startups, times criativos e ambientes colaborativos.

5. ClickUp

Com uma proposta de ser “tudo em um só lugar”, o ClickUp oferece recursos para gestão de tarefas, documentos, dashboards, metas e até chat interno. Ele é altamente personalizável e conta com diversos templates prontos para diferentes tipos de time e objetivo. 

O ClickUp suporta desde fluxos simples até operações mais complexas. A plataforma é indicada para organizações em crescimento que buscam automatizar processos e centralizar a gestão. Ela também se destaca pelas integrações e pelo sistema de notificações inteligentes.

6. Microsoft Project (MS Project)

O Microsoft Project, mais conhecido como MS Project, é uma ferramenta clássica e consolidada, muito utilizada em ambientes corporativos de grande porte. Ele permite controle rigoroso de cronogramas, alocação de recursos, custos, dependências entre tarefas e riscos.

Essa plataforma é indicada para gestores que atuam com projetos de longa duração e precisam de alto grau de detalhamento e previsibilidade. Sua interface é mais técnica, e seu uso costuma ser associado a metodologias mais tradicionais, como o modelo em cascata (waterfall).

7. Basecamp

Voltado à simplicidade, o Basecamp conta com uma estrutura mais enxuta para gerenciar projetos. A plataforma permite criar listas de tarefas, calendário, documentos compartilhados e espaço para comunicação. 

O Basecamp é bastante utilizado por agências, freelancers e pequenas equipes que preferem uma abordagem menos burocrática e mais direta. Ele não possui recursos tão avançados quanto outras ferramentas, mas compensa com usabilidade e foco no essencial.

8. monday.com

O monday.com é uma das plataformas mais versáteis do mercado. A ferramenta tem uma interface colorida e intuitiva, com quadros personalizáveis que se adaptam a diferentes fluxos de trabalho.

Ela suporta automações, controle de tempo, dashboards e múltiplas visualizações (como kanban, calendário e gráfico de Gantt — que mostra o cronograma das tarefas ao longo do tempo). O diferencial está na facilidade de uso aliada à profundidade dos recursos. O monday.com atende desde demandas simples até projetos corporativos de maior escala.

Confira: Ciclo de vida de projeto: 5 boas práticas essenciais
+ Fases de um projeto: as 5 etapas que garantem resultados 

Como escolher a melhor ferramenta para seu time ou projeto

Diante de tantas opções disponíveis, a escolha da ferramenta ideal deve considerar mais do que apenas popularidade ou design. O ponto de partida é entender as reais necessidades da equipe, o tipo de projeto que será executado e a forma como o trabalho é organizado no dia a dia.

Equipes pequenas, com rotinas mais simples, podem se beneficiar de plataformas visuais e intuitivas, que facilitam a organização sem exigir configurações complexas. Já operações maiores ou com múltiplas etapas interdependentes costumam demandar ferramentas mais completas.

Outros critérios importantes incluem:

• Integrações com ferramentas já utilizadas, como e-mail, nuvem e sistemas de comunicação;
• Facilidade de uso, especialmente se a equipe não tem familiaridade com plataformas digitais;
• Recursos de colaboração em tempo real, como comentários, anexos e notificações;
• Orçamento disponível, já que algumas soluções são pagas ou limitadas em suas versões gratuitas;
• Modelo de gestão adotado, como metodologias ágeis (Scrum, Kanban) ou tradicionais.

Avaliar esses pontos antes de tomar uma decisão evita retrabalho e aumenta as chances de sucesso na adoção da ferramenta.

Ferramentas gratuitas de gestão de projetos: vale a pena?

Nem sempre é preciso começar investindo em uma ferramenta paga para organizar tarefas e acompanhar entregas com eficiência. Muitas plataformas oferecem versões gratuitas que atendem bem a equipes menores ou projetos pontuais, como o Trello, o Notion e o ClickUp.

Essas soluções gratuitas costumam funcionar bem quando:

• O número de usuários é reduzido;
• O projeto tem baixa complexidade;
• A equipe ainda está testando a aderência à ferramenta.

No entanto, é importante considerar que alguns recursos avançados geralmente ficam disponíveis apenas nos planos pagos. Por isso, entender os limites de cada versão é essencial para evitar surpresas ou entraves no meio do caminho.

Leia também: O que é PMO: 7 benefícios do escritório de projetos
+ O que é fast track: 5 usos para acelerar projetos 

Como implantar uma ferramenta de gestão de projetos com sucesso

A adoção de uma nova ferramenta nem sempre é simples — mesmo quando a tecnologia é eficiente. Para que a implantação gere impacto real na rotina da equipe, é importante tratar o processo como um pequeno projeto, com etapas bem definidas e foco na adesão das pessoas envolvidas.

Veja algumas práticas que aumentam as chances de sucesso:

• Mapear as necessidades do time: entender dores e objetivos evita escolhas mal direcionadas.
• Envolver a equipe desde o início: participação gera engajamento e reduz resistências.
• Personalizar fluxos e campos: adaptar a ferramenta à linguagem da empresa facilita o uso.
• Oferecer treinamentos objetivos: capacitações curtas aceleram o aprendizado e a adoção.
• Monitorar o uso nos primeiros meses: acompanhar métricas permite ajustes rápidos e eficientes.

Implantar uma nova solução de gestão não é apenas uma mudança técnica — envolve cultura, rotina e comportamento. Por isso, mais do que “empurrar” uma ferramenta, é importante criar condições para que ela seja bem utilizada.

Invista na sua carreira com cursos e MBAs acessíveis!

Se você busca desenvolver suas habilidades e alavancar sua carreira, a Allevo for Business oferece soluções de educação corporativa com preços acessíveis, com foco no crescimento de profissionais e empresas.

Aproveite a oportunidade de se capacitar com descontos exclusivos e descubra cursos e MBAs que podem transformar o seu futuro profissional. Acesse o botão abaixo e explore as opções disponíveis para você e sua empresa:

Entenda como funciona a Allevo Business

Se interessou em saber mais sobre as soluções de educação corporativa que a plataforma oferece para profissionais e empresas? Confira os detalhes sobre como funciona a Allevo:

• Allevo for Business: o que é e como funciona a plataforma