O PMO serve para estruturar a forma como os projetos são planejados, executados e monitorados.
A estrutura também pode ajudar a organização a utilizar recursos de maneira coordenada e acompanhar se os projetos estão alinhados aos objetivos estratégicos.
Na prática, o escritório de projetos pode criar uma referência comum para diferentes equipes. Isso permite que projetos sejam acompanhados a partir de critérios, indicadores e processos definidos pela organização.
O nível de atuação depende do modelo de PMO adotado e das necessidades da empresa.
As funções de um PMO variam conforme sua posição na estrutura organizacional. Entre as atividades mais comuns estão:
Padronização de processos
O PMO pode estabelecer modelos, procedimentos, ferramentas e metodologias para a gestão de projetos.
Essa padronização permite que diferentes equipes sigam critérios semelhantes para elaborar planos, acompanhar indicadores e registrar informações.
Monitoramento de projetos
O escritório pode acompanhar informações como:
Cronograma;
Orçamento;
Recursos;
Riscos;
Indicadores de desempenho;
Entregas;
Prazos.
Com esses dados, o PMO pode produzir relatórios para gerentes e gestores.
Gestão de portfólio
A atuação do PMO pode ultrapassar o acompanhamento individual dos projetos. Em estruturas com responsabilidade sobre o portfólio, o escritório ajuda a analisar os projetos de forma integrada.
A gestão de portfólio considera fatores como objetivos estratégicos, recursos disponíveis, riscos, custos e possíveis resultados para definir prioridades.
Governança
O PMO também pode participar da definição de regras para a gestão de projetos. Nesse contexto, estabelece responsabilidades, critérios de acompanhamento e processos de tomada de decisão.
Os PMOs podem assumir diferentes níveis de responsabilidade. Uma classificação utilizada na gestão de projetos considera três modelos principais:
PMO de suporte
O PMO de suporte oferece orientação, ferramentas, modelos e informações para as equipes.
Nesse modelo, os gerentes de projetos mantêm maior autonomia sobre a execução. O escritório funciona como uma estrutura de apoio.
PMO de controle
O PMO de controle estabelece padrões e acompanha o cumprimento das metodologias e processos definidos pela organização.
Além de fornecer ferramentas e orientações, pode verificar se os projetos seguem os procedimentos estabelecidos.
PMO diretivo
O PMO diretivo assume maior responsabilidade sobre a gestão dos projetos. Nesse modelo, profissionais do próprio escritório podem gerenciar projetos e tomar decisões relacionadas à execução.
A estrutura é mais centralizada e possui maior nível de autoridade.
Qual é a diferença entre PMO e gerente de projetos?
PMO e gerente de projetos são funções diferentes.
O gerente de projetos é responsável pela gestão de um projeto específico. Entre suas atribuições estão planejamento, coordenação da equipe, acompanhamento do cronograma, gerenciamento de riscos e comunicação com as partes interessadas.
Já o PMO atua como uma estrutura que pode apoiar vários projetos ou áreas da organização.
Dependendo do modelo, também pode estabelecer padrões, acompanhar indicadores e participar da gestão do portfólio.
Em resumo:
Gerente de projetos: concentra-se na gestão de um projeto;
PMO: atua sobre processos, padrões, governança e, em alguns casos, vários projetos;
Gestão de portfólio: considera o conjunto de projetos e sua relação com os objetivos da organização.
A gestão de portfólio busca administrar um conjunto de projetos, programas e outras iniciativas considerando os objetivos estratégicos da organização.
Nesse contexto, o PMO pode reunir informações sobre diferentes projetos e apoiar análises relacionadas a custos, recursos, riscos, prioridades e resultados.
A relação entre as duas áreas permite que a organização observe os projetos de maneira integrada, em vez de analisar cada iniciativa de forma isolada.
Vale a pena ter um PMO?
A criação de um PMO pode fazer sentido para organizações que administram diversos projetos, possuem processos descentralizados ou precisam melhorar a governança e o acompanhamento das iniciativas.
No entanto, o PMO não é uma solução que deve ser aplicada da mesma forma em todas as empresas. Sua estrutura, responsabilidades e nível de autoridade precisam considerar o porte da organização, a quantidade de projetos e as necessidades de gestão.
A atuação de um escritório de projetos pode contribuir para a organização dos processos e para a disponibilidade de informações sobre os projetos.
Entre os possíveis benefícios estão:
Padronização da gestão de projetos;
Maior visibilidade sobre prazos e custos;
Centralização de informações;
Definição de indicadores;
Apoio à gestão de riscos;
Integração entre projetos;
Melhoria da governança;
Apoio à priorização do portfólio.
Os resultados dependem da forma como o PMO é estruturado e integrado à organização.
Perguntas frequentes sobre PMO
O que significa PMO?
PMO significa Project Management Office, termo utilizado para designar o Escritório de Gerenciamento de Projetos.
O que faz um profissional de PMO?
O profissional de PMO pode atuar no planejamento, acompanhamento e controle de projetos, além de trabalhar com processos, indicadores, documentação, governança e gestão de portfólio, dependendo da estrutura da organização.
PMO é um cargo?
PMO normalmente se refere a uma estrutura ou escritório, e não necessariamente a um cargo. Dentro de um PMO podem existir diferentes funções e profissionais.
Qual é a diferença entre PMO e gerente de projetos?
O gerente de projetos concentra sua atuação em um projeto específico. O PMO pode apoiar ou coordenar processos relacionados a vários projetos, além de atuar com padrões, indicadores e governança.
Toda empresa precisa de um PMO?
Não. A necessidade de um PMO depende da estrutura, do volume de projetos, da complexidade das iniciativas e das necessidades de governança da organização.
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