O PMO em transformação digital vai além do controle de cronogramas, orçamento e relatórios, atuando na execução da estratégia e na geração de resultados.
Gestão de mudanças, interdependências, decisões ágeis e acompanhamento de benefícios são algumas das principais funções de um PMO de transformação.
Programas de médio e grande porte podem adotar uma estrutura com PMO do programa e PMOs específicos para cada workstream.
Quando uma empresa anuncia um programa de transformação digital, as primeiras discussões costumam envolver tecnologia.
Entram em pauta temas como plataformas de dados, migração de sistemas legados, computação em nuvem e inteligência artificial.
Existe, porém, outro elemento que pode determinar o sucesso ou o fracasso da iniciativa: o PMO em transformação digital.
O escritório de projetos não deve atuar apenas no controle de cronogramas, orçamentos e relatórios.
Em programas de transformação, o PMO precisa acompanhar a execução da estratégia, coordenar diferentes frentes de trabalho e verificar se as mudanças estão produzindo os resultados esperados.
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O que o PMO tradicional faz em uma transformação digital?
O PMO tradicional costuma concentrar sua atuação no acompanhamento de:
cronogramas;
orçamento;
entregas;
riscos;
indicadores de desempenho;
relatórios de status.
Essas atividades continuam importantes em uma transformação digital. O problema aparece quando o escritório de projetos limita sua atuação a esses controles.
Uma transformação digital não é apenas um conjunto de projetos de tecnologia. Ela pode alterar processos, competências, modelos de trabalho e estruturas organizacionais.
Por isso, o PMO precisa acompanhar a evolução do programa de maneira mais ampla. O foco deve sair exclusivamente do cumprimento das atividades e incorporar adoção, impacto e geração de valor para o negócio.
Qual é o papel do PMO em uma transformação digital?
O PMO em transformação digital precisa desenvolver capacidades que vão além do gerenciamento tradicional de projetos.
1. Gestão de mudanças integrada
A implementação de uma nova tecnologia não significa, necessariamente, que a transformação aconteceu.
O PMO precisa acompanhar a adoção das novas ferramentas e processos pelas equipes. Algumas perguntas ajudam nesse acompanhamento:
As equipes estão utilizando as novas ferramentas?
Os novos processos estão sendo aplicados na prática?
Os colaboradores receberam treinamento adequado?
A organização abandonou os processos antigos?
Os indicadores de adoção estão evoluindo?
Dessa forma, o PMO consegue identificar rapidamente situações em que a entrega técnica foi concluída, mas a mudança organizacional ainda não aconteceu.
2. Gestão de interdependências
Programas de transformação digital envolvem diferentes projetos e áreas que dependem umas das outras.
A migração de dados pode depender da integração entre sistemas. Essa integração pode depender da definição de novos processos. Os novos processos, por sua vez, podem exigir treinamento das equipes.
Uma alteração em uma dessas etapas pode gerar impactos em diversas outras.
O PMO deve mapear essas interdependências entre projetos, identificar possíveis gargalos e atuar antes que um atraso provoque um efeito cascata no programa.
3. Tomada de decisão ágil
Transformações digitais acontecem em ambientes de incerteza.
O escopo pode mudar, novas tecnologias podem surgir e algumas soluções podem precisar ser substituídas durante a execução.
Por isso, processos de aprovação excessivamente lentos podem comprometer o andamento do programa.
O PMO precisa estabelecer mecanismos claros para a tomada de decisão, como:
critérios de escalação;
responsabilidades bem definidas;
reuniões periódicas de governança;
participação ativa do sponsor executivo;
prazos para decisões críticas.
A governança precisa permitir controle sem criar obstáculos desnecessários para a execução.
4. Medição de benefícios em tempo real
Outro papel importante do PMO é acompanhar os benefícios da transformação digital durante a execução.
A organização não deve esperar o encerramento do programa para descobrir se os resultados apareceram.
Antes do início da transformação, é necessário definir quais indicadores de negócio serão impactados.
Por exemplo, se o objetivo é reduzir em 30% o tempo necessário para executar um processo, esse indicador deve ser acompanhado durante o programa.
Assim, o PMO consegue identificar desvios e apoiar ajustes antes do encerramento da iniciativa.
Qual é a estrutura de PMO para uma transformação digital?
Programas de transformação digital de médio e grande porte podem adotar uma estrutura de PMO em dois níveis.
PMO do programa
O PMO do programa coordena as diferentes workstreams e atua na governança geral da transformação.
Entre suas responsabilidades estão:
coordenar as diferentes frentes de trabalho;
gerenciar interdependências;
consolidar indicadores;
acompanhar riscos;
organizar a governança;
reportar informações ao steering committee;
monitorar benefícios do programa.
PMO de cada workstream
Cada frente de trabalho pode contar com seu próprio responsável pelo gerenciamento.
Algumas workstreams comuns em programas de transformação digital são:
dados;
sistemas;
processos;
tecnologia;
pessoas;
gestão de mudanças.
Os responsáveis por essas frentes reportam informações ao PMO do programa, que consolida a visão geral da transformação.
Essa estrutura não precisa ser grande. Em um programa de médio porte, com investimento entre R$ 20 milhões e R$ 50 milhões, um PMO de programa com três a cinco profissionais especializados pode ser suficiente, dependendo da complexidade da iniciativa.
Projetos de IA podem apresentar uma evolução diferente de iniciativas tradicionais de tecnologia. Os resultados financeiros e operacionais podem levar mais tempo para aparecer, enquanto indicadores de adoção e aprendizado começam a evoluir antes.
Esse comportamento é associado à chamada J-curve, conceito discutido em pesquisas de Erik Brynjolfsson, do MIT, sobre os efeitos de novas tecnologias e investimentos em ativos intangíveis.
Por isso, um PMO que acompanhe apenas indicadores financeiros de curto prazo pode concluir prematuramente que uma iniciativa de IA não está funcionando.
Uma alternativa é acompanhar diferentes tipos de indicadores ao longo do programa, incluindo:
adoção das ferramentas;
número de usuários ativos;
qualidade dos dados;
preparação das equipes;
evolução dos processos;
produtividade;
redução de custos;
geração de receita.
O objetivo é criar uma visão mais completa da evolução do projeto de IA.
O PMO precisa mudar junto com a transformação digital
O papel do PMO em uma transformação digital não deve se limitar ao acompanhamento de cronogramas e orçamento.
O escritório de projetos precisa conectar estratégia, execução, pessoas, tecnologia e resultados. Isso envolve acompanhar a adoção das mudanças, antecipar impactos entre diferentes projetos, acelerar decisões e medir os benefícios ao longo da transformação.
À medida que as empresas incorporam tecnologias como inteligência artificial, dados e computação em nuvem, essa atuação tende a ganhar ainda mais importância.
Você já participou de uma transformação digital? Como o PMO atuou e o que faria diferente?
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