Entenda o papel do PMO em transformação digital, suas principais funções, estrutura, gestão de mudanças e uso de IA nos projetos.
Em resumo:
Veja mais informações a seguir!
Quando uma empresa anuncia um programa de transformação digital, as primeiras discussões costumam envolver tecnologia.
Entram em pauta temas como plataformas de dados, migração de sistemas legados, computação em nuvem e inteligência artificial.
Existe, porém, outro elemento que pode determinar o sucesso ou o fracasso da iniciativa: o PMO em transformação digital.
O escritório de projetos não deve atuar apenas no controle de cronogramas, orçamentos e relatórios.
Em programas de transformação, o PMO precisa acompanhar a execução da estratégia, coordenar diferentes frentes de trabalho e verificar se as mudanças estão produzindo os resultados esperados.
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Uma parcela significativa das iniciativas de transformação digital não entrega o valor inicialmente previsto.
Pesquisas de consultorias como McKinsey e Gartner apontam índices elevados de insucesso em programas desse tipo.
A tecnologia, muitas vezes, não é o principal problema.
Plataformas de ERP, sistemas de dados, ferramentas de inteligência artificial e soluções em nuvem podem funcionar conforme planejado.
O desafio está em fazer com que a organização consiga incorporar essas tecnologias ao seu modelo de trabalho.
Entre os fatores que podem comprometer uma transformação digital estão:
É nesse contexto que o PMO de transformação digital ganha relevância.
O PMO tradicional costuma concentrar sua atuação no acompanhamento de:
Essas atividades continuam importantes em uma transformação digital. O problema aparece quando o escritório de projetos limita sua atuação a esses controles.
Uma transformação digital não é apenas um conjunto de projetos de tecnologia. Ela pode alterar processos, competências, modelos de trabalho e estruturas organizacionais.
Por isso, o PMO precisa acompanhar a evolução do programa de maneira mais ampla. O foco deve sair exclusivamente do cumprimento das atividades e incorporar adoção, impacto e geração de valor para o negócio.
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O PMO em transformação digital precisa desenvolver capacidades que vão além do gerenciamento tradicional de projetos.
A implementação de uma nova tecnologia não significa, necessariamente, que a transformação aconteceu.
O PMO precisa acompanhar a adoção das novas ferramentas e processos pelas equipes. Algumas perguntas ajudam nesse acompanhamento:
Dessa forma, o PMO consegue identificar rapidamente situações em que a entrega técnica foi concluída, mas a mudança organizacional ainda não aconteceu.
Programas de transformação digital envolvem diferentes projetos e áreas que dependem umas das outras.
A migração de dados pode depender da integração entre sistemas. Essa integração pode depender da definição de novos processos. Os novos processos, por sua vez, podem exigir treinamento das equipes.
Uma alteração em uma dessas etapas pode gerar impactos em diversas outras.
O PMO deve mapear essas interdependências entre projetos, identificar possíveis gargalos e atuar antes que um atraso provoque um efeito cascata no programa.
Transformações digitais acontecem em ambientes de incerteza.
O escopo pode mudar, novas tecnologias podem surgir e algumas soluções podem precisar ser substituídas durante a execução.
Por isso, processos de aprovação excessivamente lentos podem comprometer o andamento do programa.
O PMO precisa estabelecer mecanismos claros para a tomada de decisão, como:
A governança precisa permitir controle sem criar obstáculos desnecessários para a execução.
Outro papel importante do PMO é acompanhar os benefícios da transformação digital durante a execução.
A organização não deve esperar o encerramento do programa para descobrir se os resultados apareceram.
Antes do início da transformação, é necessário definir quais indicadores de negócio serão impactados.
Por exemplo, se o objetivo é reduzir em 30% o tempo necessário para executar um processo, esse indicador deve ser acompanhado durante o programa.
Assim, o PMO consegue identificar desvios e apoiar ajustes antes do encerramento da iniciativa.
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Programas de transformação digital de médio e grande porte podem adotar uma estrutura de PMO em dois níveis.
O PMO do programa coordena as diferentes workstreams e atua na governança geral da transformação.
Entre suas responsabilidades estão:
Cada frente de trabalho pode contar com seu próprio responsável pelo gerenciamento.
Algumas workstreams comuns em programas de transformação digital são:
Os responsáveis por essas frentes reportam informações ao PMO do programa, que consolida a visão geral da transformação.
Essa estrutura não precisa ser grande. Em um programa de médio porte, com investimento entre R$ 20 milhões e R$ 50 milhões, um PMO de programa com três a cinco profissionais especializados pode ser suficiente, dependendo da complexidade da iniciativa.
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A implementação de inteligência artificial nas empresas acrescenta novos desafios ao trabalho do PMO.
Projetos de IA podem apresentar uma evolução diferente de iniciativas tradicionais de tecnologia. Os resultados financeiros e operacionais podem levar mais tempo para aparecer, enquanto indicadores de adoção e aprendizado começam a evoluir antes.
Esse comportamento é associado à chamada J-curve, conceito discutido em pesquisas de Erik Brynjolfsson, do MIT, sobre os efeitos de novas tecnologias e investimentos em ativos intangíveis.
Por isso, um PMO que acompanhe apenas indicadores financeiros de curto prazo pode concluir prematuramente que uma iniciativa de IA não está funcionando.
Uma alternativa é acompanhar diferentes tipos de indicadores ao longo do programa, incluindo:
O objetivo é criar uma visão mais completa da evolução do projeto de IA.
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A diferença entre os dois modelos está principalmente no foco de atuação.
| PMO tradicional | PMO de transformação digital |
|---|---|
| Controle de cronograma | Acompanhamento da transformação |
| Controle de orçamento | Gestão de valor e benefícios |
| Relatórios de status | Indicadores de negócio e adoção |
| Gestão de projetos individuais | Gestão de interdependências |
| Governança baseada em processos | Governança adaptativa |
| Foco na entrega | Foco na adoção e nos resultados |
Isso não significa que o PMO tradicional deixe de ser relevante. Os mecanismos de controle continuam necessários.
A diferença está em ampliar o escopo de atuação para que o escritório de projetos consiga acompanhar a transformação como um programa estratégico.
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O papel do PMO em uma transformação digital não deve se limitar ao acompanhamento de cronogramas e orçamento.
O escritório de projetos precisa conectar estratégia, execução, pessoas, tecnologia e resultados. Isso envolve acompanhar a adoção das mudanças, antecipar impactos entre diferentes projetos, acelerar decisões e medir os benefícios ao longo da transformação.
À medida que as empresas incorporam tecnologias como inteligência artificial, dados e computação em nuvem, essa atuação tende a ganhar ainda mais importância.
Você já participou de uma transformação digital? Como o PMO atuou e o que faria diferente?
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Mario H. Trentim é membro do Board of Directors do PMI, Reitor da Allevo Tech / Qeevo Group, doutorando do ITA e autor de 13 livros sobre gestão e execução estratégica.
Atua como conselheiro e conector estratégico em organizações em transformação.
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