Técnico em documentação: tudo sobre a profissão
Organiza, classifica e arquiva documentos físicos e digitais, garantindo acesso rápido e seguro às informações.
Atua no controle do fluxo documental, preservação e suporte às áreas administrativas, assegurando a eficiência e conformidade dos processos organizacionais.
Sobre a profissão
O que faz um Técnico em documentação?
Um Técnico em Documentação é o profissional responsável por organizar, registrar, classificar, armazenar e controlar documentos e informações em diferentes tipos de instituições, como empresas, órgãos públicos, hospitais, escolas, entre outros.
As principais funções desse profissional incluem:
- Receber, analisar e organizar documentos para garantir que estejam completos e corretos.
- Classificar e arquivar documentos físicos e digitais, facilitando o acesso rápido e seguro às informações.
- Controlar o fluxo documental, acompanhando a entrada, saída e prazos de documentos.
- Garantir a segurança e confidencialidade das informações armazenadas.
- Auxiliar na digitalização e manutenção de arquivos eletrônicos.
- Emitir relatórios e prestar suporte para auditorias e consultas internas.
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Como atua um Técnico em documentação?
O Técnico em Documentação atua principalmente na gestão e controle de documentos e informações dentro de uma organização.
Ele trabalha para garantir que os documentos sejam organizados, armazenados e acessados de forma correta e segura. Veja como ele atua no dia a dia:
- Recepção e Análise de Documentos: Recebe documentos, verifica sua autenticidade, integridade e validade, e prepara-os para arquivamento ou encaminhamento.
- Organização e Classificação: Classifica documentos de acordo com critérios específicos (por exemplo, tipo, data, área de origem) para facilitar a localização futura.
- Arquivamento: Realiza o arquivamento físico e/ou digital, utilizando sistemas manuais ou informatizados, garantindo a preservação e o fácil acesso.
- Controle de Fluxo Documental: Monitora o ciclo de vida dos documentos, desde a criação até o descarte, controlando prazos e movimentações.
- Digitalização e Gestão Eletrônica: Auxilia na digitalização de documentos e na manutenção de sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED).
- Atendimento e Suporte: Presta suporte a colaboradores e gestores que necessitam de acesso aos documentos, garantindo agilidade e segurança.
- Cumprimento de Normas: Atua conforme normas legais e políticas internas de segurança da informação e preservação documental.
O cargo de Técnico em documentação é uma das profissões que serão contempladas no CNU 2025. Veja mais informações sobre o concurso aqui!
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Onde atua um Técnico em documentação?
Um Técnico em Documentação pode atuar em diversos setores e tipos de organizações que precisam gerenciar grandes volumes de documentos e informações. Alguns dos principais locais de trabalho são:
- Empresas privadas: departamentos administrativos, recursos humanos, financeiro, jurídico, onde há necessidade de controle e organização documental.
- Órgãos públicos: prefeituras, secretarias, tribunais, ministérios, autarquias, onde o manejo de documentos oficiais é constante.
- Hospitais e clínicas: para organizar prontuários, laudos e documentos relacionados à saúde.
- Instituições educacionais: escolas, universidades e centros de pesquisa, cuidando de arquivos acadêmicos, históricos e administrativos.
- Arquivos públicos e privados: centros especializados em preservação documental e históricos.
- Bibliotecas e museus: organizando documentos, registros e coleções para consulta e preservação.
- Empresas de consultoria e serviços especializados: oferecendo suporte terceirizado em gestão documental.
Por que ser um Técnico em documentação?
Como se tornar um Técnico em documentação?
Para se tornar Técnico em Documentação, o caminho mais comum é concluir um curso técnico específico na área de documentação, arquivos ou áreas correlatas.
Esses cursos têm duração média de 1 a 2 anos e são oferecidos por escolas técnicas, institutos federais, centros de educação profissional e alguns institutos privados.
Além do curso específico em Documentação, há outras formações técnicas que podem atuar em áreas próximas, ampliando as possibilidades profissionais, como:
- Técnico em Registros e Informações em Saúde: voltado para organização e gestão documental em instituições de saúde, incluindo prontuários e documentos hospitalares.
- Técnico em Biblioteconomia: atua no gerenciamento e organização de acervos em bibliotecas e centros de informação.
- Técnico em Produção Cultural: pode atuar na organização documental e administrativa de projetos culturais e artísticos.
- Técnico em Produção Audiovisual: embora mais focado na produção de conteúdo, também pode lidar com o gerenciamento de arquivos e documentos relacionados.
Concursos Públicos
Uma vantagem da formação técnica em Documentação e áreas afins é a possibilidade de ingresso por meio de concursos públicos.
Muitas instituições públicas e órgãos governamentais oferecem vagas para técnicos na área documental. Um exemplo importante é o Concurso Público Nacional Unificado (CNU), conhecido como o “Enem dos Concursos”, que seleciona profissionais para cargos técnicos em diferentes áreas, inclusive Documentação.
Oportunidades para se tornar Técnico em documentação
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