Técnico em documentação: tudo sobre a profissão

Um Técnico em Documentação é o profissional responsável por organizar, registrar, classificar, armazenar e controlar documentos e informações em diferentes tipos de instituições, como empresas, órgãos públicos, hospitais, escolas, entre outros.

As principais funções desse profissional incluem:

• Receber, analisar e organizar documentos para garantir que estejam completos e corretos.
• Classificar e arquivar documentos físicos e digitais, facilitando o acesso rápido e seguro às informações.
• Controlar o fluxo documental, acompanhando a entrada, saída e prazos de documentos.
• Garantir a segurança e confidencialidade das informações armazenadas.
• Auxiliar na digitalização e manutenção de arquivos eletrônicos.
• Emitir relatórios e prestar suporte para auditorias e consultas internas.

+ Veja bolsas de estudo para o curso de Registro e Documentação Pedagógica

O Técnico em Documentação atua principalmente na gestão e controle de documentos e informações dentro de uma organização. 

Ele trabalha para garantir que os documentos sejam organizados, armazenados e acessados de forma correta e segura. Veja como ele atua no dia a dia:

1. Recepção e Análise de Documentos: Recebe documentos, verifica sua autenticidade, integridade e validade, e prepara-os para arquivamento ou encaminhamento.
2. Organização e Classificação: Classifica documentos de acordo com critérios específicos (por exemplo, tipo, data, área de origem) para facilitar a localização futura.
3. Arquivamento: Realiza o arquivamento físico e/ou digital, utilizando sistemas manuais ou informatizados, garantindo a preservação e o fácil acesso.
4. Controle de Fluxo Documental: Monitora o ciclo de vida dos documentos, desde a criação até o descarte, controlando prazos e movimentações.
5. Digitalização e Gestão Eletrônica: Auxilia na digitalização de documentos e na manutenção de sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED).
6. Atendimento e Suporte: Presta suporte a colaboradores e gestores que necessitam de acesso aos documentos, garantindo agilidade e segurança.
7. Cumprimento de Normas: Atua conforme normas legais e políticas internas de segurança da informação e preservação documental.

O cargo de Técnico em documentação é uma das profissões que serão contempladas no CNU 2025. Veja mais informações sobre o concurso aqui!

+ Não deixe de conferir o Teste Vocacional da Quero Bolsa. É rápido, gratuito e pode te ajudar na sua escolha profissional.

Um Técnico em Documentação pode atuar em diversos setores e tipos de organizações que precisam gerenciar grandes volumes de documentos e informações. Alguns dos principais locais de trabalho são:

• Empresas privadas: departamentos administrativos, recursos humanos, financeiro, jurídico, onde há necessidade de controle e organização documental.
• Órgãos públicos: prefeituras, secretarias, tribunais, ministérios, autarquias, onde o manejo de documentos oficiais é constante.
• Hospitais e clínicas: para organizar prontuários, laudos e documentos relacionados à saúde.
• Instituições educacionais: escolas, universidades e centros de pesquisa, cuidando de arquivos acadêmicos, históricos e administrativos.
• Arquivos públicos e privados: centros especializados em preservação documental e históricos.
• Bibliotecas e museus: organizando documentos, registros e coleções para consulta e preservação.
• Empresas de consultoria e serviços especializados: oferecendo suporte terceirizado em gestão documental.

+ Veja bolsas de estudo para o curso de Biblioteconomia